Um endereço como contato@suaempresa.com.br passa mais confiança do que um suaempresa@gmail.com, e é seu: se um dia você trocar de provedor, o endereço vai junto. Para chegar lá você precisa de três coisas: um domínio, um serviço que guarde as caixas de e-mail e alguns minutos no painel de DNS.

Este guia mostra o caminho inteiro, do domínio registrado à primeira mensagem na caixa de entrada, sem supor que você já mexeu com DNS antes.

O que você precisa antes de começar

  • Um domínio. Se ele termina em .com.br, o registro é feito no Registro.br e custa cerca de R$ 40 por ano. Se você já tem um site, provavelmente já tem o domínio.
  • Um serviço de e-mail. É ele que recebe, guarda e envia as mensagens. O domínio é só o nome; sem esse serviço, ninguém recebe nada.
  • Acesso ao DNS do domínio. O DNS é a lista pública que diz à internet para onde vai cada coisa do seu domínio: o site para um lugar, o e-mail para outro. Ele fica no painel de quem cuida do domínio, que pode ser o Registro.br, a Cloudflare, a sua hospedagem ou o registrador onde você comprou.

Não sabe onde está o DNS? Consulte os servidores DNS (nameservers) do domínio no registro dele. Eles dizem qual empresa responde pelo DNS, e é no painel dessa empresa que você vai trabalhar.

Passo 1: escolha o serviço e crie as caixas

Compare o que realmente muda no dia a dia:

  • Como é cobrado. Alguns serviços cobram por pessoa; outros, pelo espaço usado pela equipe. Se muita gente usa pouco espaço, cobrar por espaço costuma sair mais barato.
  • Onde ficam os dados. Servidor no Brasil significa menos atraso e dados sob a lei brasileira (LGPD).
  • Forma de pagamento. Para empresa, pagar em reais evita dor de cabeça com câmbio e contabilidade.
  • Aplicativos. Confira se funciona no Outlook, no Apple Mail e no celular, por IMAP e SMTP.

Com o serviço escolhido, cadastre o domínio e crie as caixas: uma por pessoa e, se fizer sentido, endereços compartilhados como contato@ ou financeiro@, que podem ser aliases (apelidos que entregam na caixa de alguém) em vez de caixas separadas.

Passo 2: coloque os registros no DNS

Aqui está a parte que assusta, mas são poucos registros. Cada um tem uma função:

Registro Onde Para que serve
MX raiz do domínio (@) Diz para qual servidor as mensagens enviadas a você devem ir
SPF TXT na raiz (@) Lista quem pode enviar e-mail em nome do domínio
DKIM TXT em seletor._domainkey Publica a chave que comprova que a mensagem não foi alterada
DMARC TXT em _dmarc Diz o que fazer com mensagens que falham no SPF e no DKIM

O serviço de e-mail informa os valores exatos. No painel de DNS, você cria cada registro com o tipo, o nome e o valor que ele pediu. Um exemplo de como fica, para o domínio suaempresa.com.br:

MX    @                 10 mail.provedor.com.br
TXT   @                 v=spf1 mx ~all
TXT   mail._domainkey   v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqh...
TXT   _dmarc            v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@suaempresa.com.br

Cada painel chama os campos de um jeito. Veja onde clicar no seu: Registro.br, Cloudflare, GoDaddy, Hostinger, Locaweb, HostGator, KingHost, UOL Host, Wix, Squarespace e Namecheap.

Três cuidados valem ouro:

  1. Apague os MX antigos. Se o domínio já recebia e-mail em outro lugar, deixar os dois ao mesmo tempo faz as mensagens chegarem ora num, ora noutro.
  2. Tenha um SPF só. Se já existe um TXT começando com v=spf1, edite esse em vez de criar outro. Dois registros SPF invalidam os dois.
  3. Comece o DMARC em p=none. Assim você recebe relatórios sem bloquear nada; aperte para quarantine ou reject depois de confirmar que tudo passa.

Passo 3: espere a propagação e confira

Mudanças no DNS costumam valer em minutos, mas podem levar algumas horas, dependendo do TTL (o tempo que cada servidor guarda a resposta antiga). Para conferir sem esperar ninguém, use o terminal:

dig +short MX suaempresa.com.br
dig +short TXT suaempresa.com.br
dig +short TXT _dmarc.suaempresa.com.br

No Windows, nslookup -type=mx suaempresa.com.br faz o mesmo. Se a resposta mostra os valores novos, a internet já está vendo a sua configuração. Sem terminal, o verificador de domínio faz as mesmas consultas e explica cada resultado.

Depois, o teste que importa: mande uma mensagem de uma conta do Gmail ou do Outlook para o endereço novo e responda. Na mensagem recebida no Gmail, Mostrar original deve indicar PASS para SPF, DKIM e DMARC.

Passo 4: configure os aplicativos

Com o domínio funcionando, conecte cada pessoa ao aplicativo que ela já usa. Qualquer programa com IMAP (para ler) e SMTP (para enviar) serve: Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou o app do Gmail no celular. Muitos serviços configuram isso sozinhos a partir do endereço e da senha; se pedir dados manuais, use os servidores IMAP e SMTP que o provedor informou, sempre com conexão segura (SSL/TLS).

Passo 5: traga as mensagens antigas

Se a equipe já tinha e-mail em outro provedor, dá para copiar as mensagens antigas para as caixas novas, com pastas e datas. Faça a cópia depois de trocar o MX: assim nada novo chega na caixa antiga enquanto você copia, e uma segunda passada pega o que tiver sobrado.

Os erros mais comuns

  • Mensagens indo para o spam. Quase sempre é SPF, DKIM ou DMARC faltando ou errado. Desde fevereiro de 2024, Gmail e Yahoo exigem autenticação de quem envia para eles, e quem manda muito precisa dos três.
  • E-mail parou de chegar depois de mexer no site. Trocar a hospedagem do site às vezes troca os servidores DNS do domínio, e os registros de e-mail ficam para trás. Confira o MX depois de qualquer mudança desse tipo.
  • Registro criado no lugar errado. Se os servidores DNS do domínio apontam para a Cloudflare, por exemplo, registros criados no Registro.br não valem. Trabalhe sempre no painel que responde pelo DNS.
  • Nome com o domínio repetido. Alguns painéis completam o domínio sozinhos: escrever _dmarc.suaempresa.com.br no campo nome vira _dmarc.suaempresa.com.br.suaempresa.com.br. Nesses painéis, escreva só _dmarc.

Como a zili faz isso com você

Na zili você informa o domínio, e a gente descobre onde está o DNS, mostra exatamente o que colocar e onde clicar no seu painel, e confere cada registro até tudo ficar verde. Cada caixa vem com webmail, e a zili, no app, ou o seu Claude ou ChatGPT lê, organiza e escreve rascunhos para você aprovar. O espaço é um só por domínio, dividido entre as caixas, e a cobrança sai em reais.